Case study Kancelarii Radców Prawnych Casus Iuris

Naszą misję określamy dwoma słowami Pomagamy i kształcimy. Określając naszą misję kierowaliśmy się tym, co lubimy robić, nie tym co chcemy osiągnąć. Pomagamy naszym klientom w rozwiązywaniu problemów prawnych, ale także w ich unikaniu, informując o zmieniających się przepisach prawa, organizując szkolenia. Pomagamy młodym ludziom w zdobywaniu praktyki w zawodzie prawnika, chętnie przyjmujemy do pracy młodych adeptów prawa, jak też studentów na praktyki. Kształcenie młodych ludzi jest dla nas wielką przyjemnością. W ponad 27 letniej historii Kancelarii kształciliśmy wielu aplikantów radcowskich.

Dążymy do tego, aby stać się organizacją turkusową. Jest to spore wyzwanie, a droga do osiągnięcia celu zapewne długa. Organizacja turkusowa opiera się na zaufaniu, współpracy, wolności i partnerstwie. Pracujemy w grupie, wzajemnie sobie pomagamy. Staramy się zrozumieć potrzeby każdego członka zespołu. Praca jest przydzielana z uwzględnieniem umiejętności, predyspozycji i zainteresowań zawodowych. Każdy członek zespołu ma prawo wystąpić z inicjatywą dotycząca organizacji pracy, sposobu załatwienia zadania, czy też projektu szkolenia, publikacji lub innej aktywności Kancelarii, później musi przekonać do propozycji innych, a gdy zespół uzna daną inicjatywę za potrzebną organizacji, to ją wdrażamy. Wierzymy, że taki model organizacji zapewni każdemu członkowi naszego zespołu poczucie własnej wartości, zadowolenia i umożliwi rozwój osobisty.

Zarządzanie kancelarią ma charakter rozproszony, należy do wszystkich wspólników, których działania się uzupełniają w naturalny sposób, gdyż zostały dostosowane do umiejętności, cech charakteru i temperamentu. Zaufanie jakim obdarzają się wspólnicy sprawia, że nie dochodzi między nimi do konfliktów na tle podejmowanych czynności zarządczych. Podzieliliśmy się zadaniami w zakresie naboru pracowników i opieki nad ich rozwojem, pieczy nad finansami i sprawami organizacyjnymi. Jednocześnie kompetencje i zadania nie są sztywno przywiązane do osoby wspólnika i czasami się przenikają.

Każdy ma prawo wyjść z inicjatywą, której celem jest poprawa warunków pracy, zmiany organizacyjne, poprawa zdrowia członków zespołu, czy też dbałość o środowisko. Jest to ściśle związane z dążeniem do turkusowej organizacji, przykładem może być zainicjowanie przez pracowników udziału Kancelarii w Biegu Firmowym organizowanym co roku we Wrocławiu.

Stawiamy na rozwój. Współfinansujemy aplikację radcowską aplikantom zatrudnionym w kancelarii, a także naukę języka, studia lub szkolenia, jeśli któryś z członków zespołu chce w nich uczestniczyć. Pomaganie w kształceniu młodych ludzi opiera się nie tylko na przekazywaniu wiedzy i umiejętności, staramy się także wspierać ich finansowo w edukacji pomagając pokryć koszty aplikacji, studiów, studiów podyplomowych, naukę języka obcego. Każdy kto chce rozwijać swoje umiejętności, może to robić, uczestnicząc w szkoleniach, konferencjach, a także organizując szkolenia wewnętrzne z wybranej dziedziny prawa. Wspieramy inicjatywy związane z uzupełnieniem wykształcenia lub zdobyciem nowej specjalizacji. Finansujemy koszty i udzielamy wolnego czasu na zajęcia lub udział w szkoleniach. Organizujemy też wewnętrzne szkolenia podnoszące umiejętności w zakresie komunikacji, pracy w zespole itp.

Umożliwiamy studentom prawa lub absolwentom prawa odbywanie praktyk, gdyż lubimy kształcić młodych ludzi. Od kilku lat organizujemy praktyki dla studentów, Praktyki maja charakter odpłatny i nieodpłatny. Praktykanci otrzymują do wykonania zadania merytoryczne, zaznajamiani są ze specyfiką pracy w kancelarii.

Godziny rozpoczynania i kończenia pracy są ruchome. Istnieje możliwość pracy w domu (telepraca). Elastyczność w tym zakresie podyktowana jest rozumieniem potrzeb każdego członka zespołu. Jest to też wyrazem zaufania do współpracowników, którzy w sposób odpowiedzialny zarządzają swoim czasem i wykonywaniem powierzonych zadań.

System podległości służbowej jest prosty i jasny. Każdy może zwrócić się ze swoim problemem bezpośrednio do wspólnika, menadżera lub kierownika zespołu. Wielkość naszej organizacji (22 osoby) wymaga istnienia struktury organizacyjnej, aby zarządzanie zespołem ludzi było prostsze. Nasza struktura jest dość płaska i nieskomplikowana. Tworzą ją wspólnicy (3 osoby), następnie menadżerowie praktyk (2 osoby) i pozostali członkowie zespołu (gdzie wyróżnia się też małe zespoły, tworzone na stałe lub ad hoc, do wykonania konkretnego zlecenia lub obsługi dużego klienta). Struktura wynika głównie z podziału zadań w zakresie obsługi klientów, to zaś wiąże się z merytorycznymi kompetencjami. Wyróżnić trzeba w strukturze także 3 osoby personelu pomocniczego, które z racji powierzonych nieprawniczych zadań tworzą odrębny element zespołu, jednak ściśle związany i współpracujący z pozostałymi osobami. Każdy członek zespołu ma prawo zwrócić się ze swoim problemem bezpośrednio do menadżera czy też wspólnika, staramy się załatwiać sprawy szybko i w sposób niezakłócający pracy.

Co miesiąc przekazujemy informację o dochodach i kosztach kancelarii pracownikom. Wpracowany dochód ponad wymagane do prawidłowego funkcjonowania kancelarii minimum przeznaczany jest do podziału pomiędzy wszystkich członków zespołu. Jawny sposób prowadzenia biznesu, pokazujący pracownikom i współpracownikom dochody, koszty i wydatki w danym miesiącu jest bardzo pozytywnie odbierany i pozwala pracownikom i współpracownikom na właściwą ocenę sytuacji finansowej firmy. Ma też budzić poczucie odpowiedzialności za prawidłowe wykorzystanie zasobów materialnych, prawidłowe rozliczanie klientów i dbałość o wydatki. Jest to związane z dążeniem do stworzenia turkusowej organizacji, gdzie założeniem jest transparentność finansów. Dzielimy się zyskiem wypracowanym ponad przyjęte minimum, ma to na celu motywowanie do działania na rzecz biznesu, który ma być postrzegany jako dobro wszystkich członków zespołu. Dzielenie się uzyskanymi środkami jest pozytywnie odbierane, a w sytuacji wzmożonej pracy jednej części zespołu, sprawia, że pozostali członkowie chętnie angażują się w pomoc, gdyż wypracowany zysk trafia do wszystkich, według przyjętych kryteriów punktowych (uzależnionych od zajmowanego stanowiska).

Stosujemy system punktowego wyróżniania, premiowania pracowników. System polega na tym, że każdy członek zespołu (w zależności od stanowiska), posiada pulę punktów, którą może wyróżnić innych członków zespołu. Każdy punkt ma określoną wartość pieniężną, Punkty przyznawane za zachowania i działania, które pomagają innym członkom zespołu lub organizacji, stanowią coś co wykracza poza obowiązki służbowe. Przyznanie punktu musi być uzasadnione. Liczba rozdysponowanych w danym miesiącu punktów, a także osoby które je otrzymały jest podawana do wiadomości wszystkich. System ten bardzo się sprawdził, członkowie zespołu w sposób odpowiedzialny i rozsądny dysponują punktami.

Organizujemy szkolenia, mające na celu poprawienia relacji i komunikacji w firmie. Ludzie komunikują się codziennie, czy jednak robią to dobrze? W naszej organizacji zauważyliśmy, że nie zawsze przekazywana informacja jest odbierana zgodnie z intencją osoby przekazującej. To skłoniło nas do organizowania szkoleń/warsztatów, których przedmiotem są miękkie umiejętności. Dzięki szkoleniom poznajemy siebie lepiej, ćwiczenia, które musimy wykonać często ujawniają nieznane dotąd cechy członków zespołu. Szkolenia wyzwalają pozytywną energię, inicjatywy, aktywność grupy. Po szkoleniu przeprowadzonym przez Wellbeing Institute, w dniu 9 stycznia 2019r., już w następnym dniu odbyło się spotkanie zainicjowane przez pracowników, rozmawiali o projektach zmianach organizacyjnych, które mają poprawić pracę w Kancelarii. Bardzo lubimy szkolenia wewnętrzne, są dla nas kolejnym momentem w którym oprócz tego, że możemy się czegoś nauczyć, spotykamy się i poznajemy. Szkolenia wewnętrzne pomagają nam w codziennych relacjach.

Przydzielamy zadania zgodnie z preferencjami pracowników, pozwalamy na wybór dziedzin prawa, w których pracownicy chcą rozwijać swoje umiejętności i pogłębiać praktykę. Dobierając członków zespołu kierujemy się potrzebami firmy, ale już na wstępie staramy się dowiedzieć, co interesuje kandydata, jaka dziedzina prawa chce być przez niego rozwijana, czy lubi pracę w grupie, czy raczej samodzielnie realizować zadania. Staramy się, przydzielać pracę zgodnie z preferencjami. Idealną sytuacją jest, gdy pracownicy sami zgłaszają się do nowych zadań. Zwracamy uwagę także na współpracę z klientem, dobra relacja z klientem to podstawa dobrej obsługi, bo, aby coś dobrze robić, trzeba to kochać. Uważamy, że gdy członek zespołu świadczy pomoc prawną w dziedzinie prawa bliskiej mu, na pewno jakość tej usługi stoi na wyższym poziomie.

Każdy kto napotka jakikolwiek problem związany z powierzonymi zadaniami (merytoryczny, czasowy lub inny) może zgłosić go bezpośrednio zlecającemu prawnikowi lub wspólnikowi. Opis tego punktu jest spójny z opisem praktyk w ramach Systemów i procesów..

Zapewniamy pracownikom bezpłatną opiekę medyczną w przychodni rejonowej. Każdy pracownik, współpracownik ma prawo korzystać z jej usług bez ograniczeń. Zdrowie, to bardzo ważna rzecz w każdym miejscu pracy i na każdym stanowisku. Zapewnienie możliwości korzystania z bezpłatnej pomocy medycznej przez pracowników to podstawa. Zapewniamy takie bezpieczeństwo naszym pracownikom, współpracujemy z przychodnią rejonową, w której możemy skorzystać zarówno z podstawowej, jak i specjalistycznej opieki medycznej. Wszelkie opłaty z tym związane pokrywa pracodawca.

Promujemy zdrowy styl życia. Bierzemy udział w Biegu Firmowym. Inicjatywa udziału w tej imprezie wyszła od pracowników, a kancelaria finansuje udział, a zespół (także niebiegający) aktywnie uczestniczy w imprezie. Każda inicjatywa, która poprawia zdrowie, jest mile widziana. Bieg firmowy, to jedna z takich inicjatyw.  Zespół przygotowując się do zawodów aktywnie ćwiczy, to działa pozytywnie na biegaczy i pozostałych członków zespołi. Wspieramy każdą inicjatywę, która ma na celu poprawę zdrowia. Na kuchennej tablicy wymieniamy się informacjami na temat zdrowej żywności i zdrowego trybu życia.